LE PROGRAMME ACTIVITE TYPE 1 ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRETARIAT ET ASSISTER UNE EQUIPE Production de documents professionnels courants. Les Logiciels WORD EXCEL POWER POINT initiation perfectionnement. Communication des informations par écrit. La traçabilité et conservation des informations. Techniques de traçabilité et de conservation de documents. 38h 2 L¿accueil des visiteurs et transmission des informations orales. Traitement des appels téléphoniques. Les bonnes pratiques des appels téléphoniques. Les attitudes et les comportements de l¿accueil physique et téléphonique. La prise en charge des visiteurs. Les règles de base pour répondre à un appel (se présenter, mener l¿entretien, l¿écoute, le transfert, prendre congé). Le message oral, le ton, l¿expression du visage, la gestuelle, l¿élocution. Les procédures d¿accueil (accueillir, prendre en charge, recevoir) Planification et organisation des activités de l¿équipe. Les plannings et leur suivi. Les réunions- le 12 types de réunions. Les déplacements. Les différentes étapes pour organiser un déplacement, les formalités, les plannings, le transport, l¿hébergement, les frais etc. Participation à l¿élaboration d¿un budget. La production de documents professionnels outils méthodes. Les différents supports de communication écrits (notes de service, rapports, présentations). Les écrits professionnels (grammaire et orthographe). Les différents types de texte à produire dans un cadre professionnel. Les différents axes de communication. Adaptation du fond et de la forme du message. Les documents administratifs (comptes rendu, mails, notes de service, synthèse etc¿) Les documents commerciaux, (brochures, affiches, plaquettes, présentations Power point. Les activités. Quelles sont les activités. organiser les activités les éléments caractéristiques des activités Les différentes méthodes de travail. Les différentes méthodes de recherche et communication des informations. Différence entre informations et communications. L¿archivage des documents et des informations, la gestion des documents. Les enjeux de la traçabilité. La conservation des documents, les délais de conservation. L¿objectif de la prise de note, comment faire une prise de note, l¿écoute, la compréhension, la synthétisation, le stockage d¿informations. Constitution et organisation des dossiers administratifs de patient ou d¿usagers. L¿environnement, le cadre législatif, procédures administrative, démarches qualité, sources d¿information dans le secteur médicosocial. Rédaction d¿écrits professionnels à caractère médical ou social. Appréhender la situation de l¿usager ou du patient lors de l¿accueil et tout au long de sa prise en charge. Procédures de prise en charge administrative, les différentes étapes du dossier médical. Déontologie professionnelle et secret professionnel. Les différentes terminologies médicales. Différences en patient et usager. Comment accueillir et orienter un patient ou usager. les tableaux de suivi

à l'issue de la formation le stagiaire sera capable de : Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités. Assurer l'accueil et la prise en charge administrative du patient ou de l'usager Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l'usager

certification Titre professionnel de niveau 4 de secrétaire assistant médico social ACTIONS A EVALUER : Elles se composent de trois parties ¿ Une épreuve de synthèse. ¿ Un questionnement à partir d¿une annexe au D.P (dossier professionnel). ¿ Un entretien final. Mise en situation professionnelle : La mise en situation professionnelle est constituée d'une épreuve écrite et une épreuve orale qui se déroulent dans le contexte d'une même entreprise fictive. Mise en situation écrite : A partir d'informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés. L'étude de cas se déroule en deux parties. 1 ère partie A partir d'informations et de consignes, le candidat analyse des situations professionnelles, traite des dossiers et produit les documents associés à ces situations et dossiers. 2 ème partie Deux compétences sont évaluées au téléphone -Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement. - Planifier et gérer des rendez-vous de patients ou d'usagers. A partir d'un scénario préétabli choisi par le jury et combinant les deux compétences, le candidat devra traiter un appel téléphonique entrant ou sortant. A l'issue de l'appel, le candidat devra rédiger un écrit professionnel et/ou mettre à jour un agenda, en fonction du scénario. Deux compétences sont évaluées en face à face : ¿ Renseigner et orienter le public dans un service sanitaire, médicosocial ou social ¿ Assurer la prise en charge médico-administrative et sociale du patient ou de l'usager. A partir d'un scénario préétabli choisi par le jury et combinant les deux compétences, le candidat devra accueillir un visiteur dans le cadre d'un échange. A l'issue de l'échange, le candidat devra rédiger un écrit professionnel et/ou enregistrer des données sous forme numérique Entretien technique : Le jury analyse avec le candidat les travaux et les prestations réalisés pendant la mise en situation professionnelle. Puis, à partir d'un guide de questionnement, le jury interroge le candidat sur sa pratique et ses connaissances portant sur : - le classement, l'archivage et la traçabilité des informations, - la planification et l'organisation des activités d'une équipe, - la prise en charge médico-administrative et sociale du patient ou de l'usager, - la coordination des opérations liées au parcours du patient ou de l'usager, de façon à compléter l'évaluation des compétences Pour cet entretien, le jury doit disposer : ¿ Des résultats à l¿épreuve de synthèse 15 Fraser Formation 20 rue Verdi 06000 Nice Siret [information privée]0029 ¿ Du DP décrivant la pratique professionnelle acquise par la voie de la formation ou de l¿expérience et éventuellement des éléments de prévues apportés en annexe à ce dossier.